Office 2 Help Büroservice
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Office 2 Help Büroservice Doris Curth
Otto-Reitz-Weg 4
61267 Neu-Anspach

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DSGVO - Datenschutz

Datenschutzerklärung zur Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogenenr Daten bei der Office-2-Help Büroservice und Projektmanagement

Die Datenschutzerklärung beschreibt, wie die Office-2-Help Büroservice und Projektmanagement mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und die Umsetzung des Datenschutzes sichergestellt wird.

Inhaltsverzeichnis
1 Einleitung
2 Grundsätze
3 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
4 Datenschutzverantwortliche
5 Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
5.1 Personengruppen
5.2 Datenarten
5.3 Datenherkunft
5.4 Zweck der Verarbeitung
5.5 Ort der Verarbeitung
5.6 Technische und organisatorische Maßnahmen
6 Übermittlung Ihrer Daten
6.1 Arbeitnehmer-Daten
6.2 Bewerber- / Kandidaten- / Experten-Daten
6.3 Kooperationspartner- / Geschäftspartner- / Ansprechpartner- / Lieferanten- Daten
7 Aktualität Ihrer Daten
8 Datenschutz-Folgeabschätzungen
9 Verarbeitungsdauer
10 Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung
11 Aktualität der Datenschutzbestimmungen, Änderungen
12 Ihre Rechte als Betroffener
13 Gültigkeit

Im Text erfolgt zugunsten der besseren Lesbarkeit keine explizite Differenzierung zwischen der weiblichen und der männlichen Form; es sind dennoch stets beide gemeint.

1 Einleitung
Für die Geschäftsleitung der Office-2-Help sind die Datensicherheit und vor allem der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten von höchster Bedeutung. Es ist für uns eine Selbstverständlichkeit alle Daten, insbesondere personenbezogene Daten, die Sie uns anvertrauen, unter strikter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmung über den Datenschutz streng vertraulich und zweckbestimmt zu behandeln.

2 Grundsätze
Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen stellt das Mindestmaß unserer Datenschutz- Bemühungen dar. Die zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlichen Maßnahmen werden mit Priorität umgesetzt.

Alle Maßnahmen haben sich daran zu orientieren, ob sich mit einem verhältnismäßigen Einsatz von Mitteln ihr Ziel erreichen lässt. Ziel ist stets, die mit einer Verarbeitung einhergehenden Risiken angemessen zu beherrschen, möglichst aber, ohne die eigenen Interessen des Unternehmens über Gebühr einzuschränken.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gelten die folgenden Grundsätze:

  • Es werden nur personenbezogene Daten verarbeitet, wenn und solange dafür ein Kundenauftrag, oder eine Erlaubnis oder Verpflichtung besteht! Der jeweils konkret verfolgte Zweck einer Verarbeitung und die hierfür beanspruchte Rechtsgrundlage werden im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten dokumentiert. Eine hier nicht behandelte Verarbeitung von Daten wird nicht erfolgen! Es werden nur insoweit Daten eingesetzt, wie dies zur Erreichung eines legitimen Zwecks erforderlich ist. Zur Erreichung eines bestimmten Zwecks nicht relevante Daten werden nicht verarbeitet. Auch die Dauer der Verarbeitung ist auf das erforderliche Maß begrenzt.Daten werden unter Beachtung etwaiger Aufbewahrungspflichten frühestmöglich gelöscht.
  • Jede Verarbeitung erfolgt nur unter Berücksichtigung der Interessen und Erwartungen der Betroffenen. Personenbezogene Daten werden nur genutzt, soweit dies zur Erreichung eines legitimen Zwecks unvermeidbar und dem Betroffenen zumutbar ist. Wir tragen dafür Sorge, dass die durch uns erfolgende Verarbeitung für den Betroffenen nachvollziehbar ist und achten die Rechte der Betroffenen, insbesondere das Recht auf Information.
  • Wir behandeln alle personenbezogenen Daten streng vertraulich! Daten werden Personen oder Prozessen nur zugänglich gemacht, soweit und solange dies im Einzelfall notwendig ist. Diese Beschränkung gilt sowohl für Datensammlungen insgesamt, als auch für die darin enthaltenen Detailinformationen.
  • Wir achten auf die Richtigkeit der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten!
  • Wenn wir erfahren, dass solche Daten nicht korrekt sind, berichtigen wir diese unverzüglich.
  • Wir sorgen für Sicherheit bei der Datenverarbeitung! Durch den Stand der Technik entsprechenden technischen und organisatorischen Maßnahmen stellen wir einen angemessenen Schutz vor Datenschutzverletzungen sicher. Dabei berücksichtigen wir das Risiko, welches mit einer Verarbeitung verbunden ist.



3 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten richtet sich nach der jeweiligen Personengruppe.

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn:

  • eine freiwillige Einwilligung vorliegt (Art. 4 Nr. 11, Art. 5 I lit b), Art. 6 I 1 lit a), Art 7 DS- GVO).
  • vertragliche oder vorvertragliche Verbindungen bestehen (Art. Art. 7 lit b) EU-DSRL, § 28 I 1 Nr. 1 BDSG).
  • wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind (Art. 6 I lit c) DS-GVO.
  • bei einer Abwägung zwischen Verarbeitung oder Nichtverarbeitung ein berechtigtes Interesse der Verarbeitung überwiegt (Art. 6 I 1 lit. f) DS-GVO.


Eine Verarbeitung könnte theoretisch auch erfolgen, wenn die Verarbeitung im öffentlichen Interesse liegen würde oder in der Ausübung öffentlicher Gewalt bestünde (Art. 6 I 1 lit e) DS- GVO).

4 Datenschutzverantwortliche
Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter aufgerufen, die Datenschutzbemühungen des Unternehmens aktiv zu unterstützen und in ihrem Aufgabenbereich für die korrekte Umsetzung von Vorgaben zu sorgen. Sie werden entsprechend geschult und laufend sensibilisiert. Mitarbeiter werden angemessen angeleitet.

Die rechtliche Verantwortung für die Beachtung des Datenschutzes trägt stets die Geschäftsleitung. Die Umsetzung der von der Geschäftsleitung eingeleiteten Maßnahmen kann auch an andere Personen delegiert werden.

Kontaktdaten Datenschutzverantwortliche der Office-2-Help:
Rainer Curth
Otto-Reitz-Weg 4
61267 Neu-Anspach
Tel: +49 6081 9618-32
E-Mail: rainer.curth@office-2-help.de

5 Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

5.1 Personengruppen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von verschiedenen Personengruppen. Einzelne Personen können auch mehreren Personengruppen angehören.

  • Arbeitnehmer, Bewerber, Kandidaten
  • Kooperationspartner, Geschäftspartner, Ansprechpartner, Lieferanten


5.2 Datenarten
Um Ihnen einen bestmöglichen Service bieten zu können und unseren gesetzlichen Pflichten nachkommen zu können, müssen wir eine Vielzahl personenbezogener Daten verarbeiten.
Dies können Daten sein, wie z.B.:

  • Vor- und Zuname, Geburtsort u. -datum,
  • Geschlecht, Alter, Familienstand
  • Kontaktdaten (postalisch, telefonisch, E-Mail, Portale)
  • Lebenslauf, Bewerberfotos, berufliche Erfahrungen und Stationen, Projekte, Tätigkeiten u. Schwerpunkte
  • Zeugnisse, Referenzen, Führungszeugnisse (soweit notwendig)
  • Ausbildung, akademische Grade, Skills (Kompetenzen), Einsatzgebiete, Sprachkenntnisse
  • Personalausweisnummer, Sozialversicherungsnummer/ Steuer-ID, Krankenkassen- und Rentenversicherungsdaten, Religionszugehörigkeit, Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Führerscheinklassen
  • Personalnummer, Vergütung, Gehaltsdaten, Gesundheitsdaten, Bankdaten, Arbeits- und Urlauszeiten

5.3 Datenherkunft
In der Regel verarbeiten wir nur die Daten, die Sie uns direkt zur Verfügung gestellt haben. Sie können uns Daten auf verschiedene Weise, z.B. per Mail, Telefon, über unsere Website, oder über Stellen- oder Projektangebote die Sie direkt oder indirekt an uns weiterleiten, über einen persönlichen Kontakt, zur Verfügung stellen. Wir verarbeiten auch personenbezogene Daten aus dritter Quelle, wenn uns diese rechtskonform zur Verfügung gestellt werden. Auch im Zuge einer Zusammenarbeit mit uns können personenbezogene Daten, die auf Grund der Zusammenarbeit bekannt werden, verarbeitet werden.

5.4 Zweck der Verarbeitung
Der Zweck unserer Verarbeitung richtet sich stets nach der Personengruppe, der Sie angehören.

Arbeitnehmer:
Wir verarbeiten Ihre Daten zum Zweck der Erfüllung unserer Pflichten als Arbeitgeber aus dem zwischen Ihnen und uns bestehenden Dienstverhältnis.

Bewerber/ Kandidaten:
Wir verarbeiten Ihre Daten, um für Sie die genau zu Ihnen passende Anstellung oder das genau zu Ihnen passende Projekt zu finden. Sie selbst steuern, welche Daten wir von Ihnen hierzu verwenden können und welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Je genauer wir Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen kennen, desto passgenauere Anstellungsmöglichkeiten oder Projekte können wir für Sie finden.

Kooperationspartner/ Geschäftspartner/ Ansprechpartner/ Lieferanten:
Wir verarbeiten nur die Daten, die wir zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des zwischen Ihnen und uns bestehenden oder sich anbahnenden Vertragsverhältnisses benötigen.

Des Weiteren können Daten Dritter verarbeitet werden, soweit diese rechtmäßig verarbeitet werden dürfen, wie beispielsweise Kreditorenauskünfte. Auch können weitere Informationen und Daten, die wir von Ihnen erhalten, verarbeitet werden.

5.5 Ort der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Servern und EDV-Systemen innerhalb der Europäischen Union bzw. innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes.
Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann in Einzelfällen auch in Drittstaaten geschehen, beispielsweise bei Nutzung bestimmter Software. Wir prüfen vor Einführung solcher Verarbeitungen stets die Wahrung eines angemessenen Schutzniveaus durch unseren Datenschutzverantwortlichen und halten uns an die Empfehlungen des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik sowie des Hessischen Datenschutzbeauftragten.

5.6 Technische und organisatorische Maßnahmen
Im Rahmen unseres Datenschutzkonzeptes, das sich an den international anerkannten Standards orientiert, haben wir eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten in unseren Unternehmen sicherzustellen und eine missbräuchliche Datenverarbeitung zu verhindern.

6 Übermittlung Ihrer Daten

6.1 Arbeitnehmer
Wir übermitteln Daten unserer Arbeitnehmer nur im Rahmen unserer Verpflichtungen aus dem bestehenden Dienstverhältnis, beispielsweise zur Krankenkasse, an das Finanzamt oder unsere Lohnabrechnung.
Im Falle von Zeitarbeitnehmern oder Arbeitnehmern, die bei Dritten eingesetzt werden, wer- den zum Zweck der Positionierung und zum Zweck der Verpflichtungen aus dem bestehenden Dienstverhältnis noch weitere, auch personenbezogene Daten, wie beispielsweise Profile oder Arbeitszeiten, zwischen uns und Dritten übermittelt.

6.2 Bewerber/ Kandidaten-/ Kooperationspartner
Um für Sie das passende Projekt oder die passende Anstellung zu finden, leiten wir zur Ent- scheidungsfindung Ihr Profil an potenzielle Arbeitgeber/ Projektverantwortliche weiter. Diese Dritten sind ausschließlich Kunden, Geschäfts- oder Kooperationspartner von uns, also Partner, mit denen wir in Kontakt stehen.

6.3 Kooperationspartner / Geschäftspartner / Ansprechpartner / Lieferanten
In Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten können auch personenbezogene Daten von Kooperationspartnern/ Geschäftspartnern/ Ansprechpartnern/ Lieferanten an Dritte übermittelt werden, soweit dies zur Erfüllung des Vertrages notwendig ist.

In bestimmten, gesetzlich geregelten Fällen sind wir verpflichtet auch personenbezogene Daten an Behörden zu übermitteln. Dies setzt jeweils die schriftliche Aufforderung durch die auskunftsersuchende Behörde sowie eine zumindest wahrscheinlich bestehende Mitwirkungspflicht voraus. Offensichtlich unzulässige Auskunftsgesuche werden von uns auch gegenüber Behörden zurückgewiesen.

7 Aktualität Ihrer Daten
Der Gesetzgeber verpflichtet uns mit aktuellen Daten zu arbeiten und unsere Datensätze aktuell zu halten. Soweit Sie in Portalen wie Xing, LinkedIn, Monster, StepStone, Freelance oder ähnlichen Portalen registriert sind, versuchen wir, die Aktualität Ihrer Daten in unserer Datenbank mittels der von dem Portal zur Verfügung Informationen aktuell zu halten. Hierzu werden auch personenbezogene Daten, die Sie in dem jeweiligen Portal hinterlegt haben, in unsere Datenbank übertragen.

Sie persönlich sind für uns jedoch die wertvollste Datenquelle. Daher danken wir Ihnen für Ihr Vertrauen und Ihre Unterstützung bei der Aktualisierung Ihrer Daten. Zögern Sie bitte nicht und teilen Sie uns alle relevanten Veränderungen mit. Denn nur, wenn wir mit aktuellen Daten arbeiten können, können wir das für Sie passende Projekt oder die für Sie finden.

8 Datenschutz-Folgeabschätzungen
Soweit gesetzlich gefordert, werden Verfahren vor ihrer Inbetriebnahme auf Basis vordefinierter Risikokriterien und –stufen identifiziert und den Schutzmaßnahmen gegenübergestellt. Die so getroffenen, datenschutzrechtlichen Bewertungen fließen in die Umsetzung der Maßnahmen ein und werden dokumentiert.

9 Verarbeitungsdauer
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben.

Im Falle einer Bewerbung auf eine konkrete Stelle oder ein konkretes Projekt willigen Sie ein, dass wir Ihre personenbezogenen Daten, im Falle einer Nichtberücksichtigung für die konkrete Stelle oder das konkrete Projekt, in unserem System weiterverarbeiten dürfen, um Sie für etwaige andere Stellen oder Projekte berücksichtigen zu können. In diesem Fall nehmen wir Sie mit den von Ihnen übersandten Unterlagen in unsere Datenbank auf.

10 Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung
Wir setzen keine Verfahren zur automatisierten Entscheidungsfindung ein.

11Aktualität der Datenschutzbestimmungen, Änderungen
Wir halten unseren Datenschutz auf einem angemessenen Niveau. Auf Grund gesetzlicher oder technischer Entwicklungen kann es notwendig werden unsere Verfahren anzupassen oder ändern zu müssen. In diesen, stets eine sachliche Rechtfertigung vorausgesetzten Änderungsfällen, gilt Ihre Einwilligung fort. Es sei denn, Sie widersprechen der Änderung ausdrücklich. Wir werden Sie über Änderungen durch Veröffentlichung, beispielsweise auf unseren Webseiten, informieren

Sollten die Änderungen von erheblichem Ausmaß sein, werden wir Sie erneut um die Einwilligung in die geänderten Datenschutzbestimmungen per Mail bitten. Im Falle einer unterbliebenen oder widerrufenen Einwilligung sind wir berechtigt, die Verträge mit Ihnen fristlos zu kündigen.

12 Ihre Rechte als Betroffener
Als von der Verarbeitung Ihrer Daten Betroffener haben Sie gegenüber uns als verarbeitende Stelle folgende Rechte:

  • Recht auf Bestätigung
  • Auskunftsrecht über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Recht auf Berichtigung und ggf. Ergänzung Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Recht auf Löschung und das Recht auf „Vergessenwerden“
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerruf einer bereits erteilten datenschutzrechtlichen Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft
  • Recht auf transparente Information über den Umgang mit Ihren bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz


Ihre Rechte können Sie einfach durch Erklärung via E-Mail an Datenschutz@office-2-help.de.de ausüben.

Für die Bearbeitung Ihres Anliegens haben wir eine gesetzliche Stellungnahme-Frist von vier Wochen, welche in Ausnahmefällen um weitere vier Wochen verlängert werden kann. Wir sind bemüht, Ihr Anliegen innerhalb der ersten vier Wochen nach Zugang Ihres Anliegens vollständig zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass wir auf Grund gesetzlicher Speicherfristen auch nach einem Antrag auf Löschung oder „Vergessen Werden“ noch zur Speicherung bestimmter personenbezogener Daten von Ihnen verpflichtet sein können.

Sollten Sie weitere Fragen zum Datenschutz oder zu diesen Datenschutzbestimmungen haben, dann können Sie sich jederzeit gerne über die oben genannte Email-Adresse an uns wenden!

Sie erreichen unseren Datenschutzverantwortlichen über folgende Kanäle:

E-Mail: datenschutz@office-2-help.de.de
Tel.: +49 6081 9618-32

13 Gültigkeit
Diese Datenschutzerklärung gilt ab ihrer Bekanntgabe auf unbestimmte Zeit fort. Durch Be- kanntgabe einer Nachfolge-Datenschutzerklärung wird die Gültigkeit dieser Datenschutzerklä- rung aufgehoben.

Bekanntgabe: 15.05.2018